Hace quince años el Portal del Empleado era uno de los conceptos de moda. Internet revolucionaba todo en aquel momento: la manera de comunicarnos, el acceso a la información, la gestión de los procesos y hasta la relación misma entre empresa y empleados.

Los Portales de Empleado se presentaban como una herramienta imprescindible en los departamentos de Recursos Humanos y actuaban como palanca de modernidad e innovación. Aunque ahora a muchos les parezca extraño, entonces resultaba novedoso que un empleado pudiera gestionar sus datos personales, accediera a sus recibos de nómina y a sus certificados de retenciones, solicitara cursos de formación o participase en procesos de evaluación propios o de subordinados y compañeros. De hecho, inicialmente también se acuñó el término Autoservicio de Empleado para englobar aquellos procesos o acciones que un empleado podía llevar a cabo en relación con el área de Recursos Humanos.

Evidentemente, la reducción de costes administrativos (disminución del tiempo dedicado por parte de empleados y personal de Recursos Humanos, eliminación de papel…), la eficiencia en los procesos o las mejoras en la comunicación con los empleados eran algunos de los principales beneficios que se obtenían. También es cierto que se obviaban situaciones como las de aquellos empleados que no tenían acceso a un ordenador en el trabajo (en algunos sectores de actividad puede llegar a ser un porcentaje muy elevado de la plantilla) o que no tenían correo electrónico profesional (en estos casos sólo estaba la opción de utilizar la dirección de email personal del empleado), que algunas empresas trataron de paliar con kioskos y viejos PCs de sobremesa en salas compartidas.

Un reciente estudio sobre herramientas tecnológicas de Recursos Humanos citaba el estancamiento de los Portales de Empleado, ya que los empleados acceden cada vez menos y a realizar tareas muy concretas, generalmente impulsadas o requeridas por la empresa, no por voluntad o interés propio. De hecho, un porcentaje muy alto no accede durante meses. Es evidente que se ha perdido el concepto de servicio y como herramienta de comunicación está en claro desuso.

Con el Portal del Empleado, La Dirección de Recursos Humanos abrió la ventanilla para que los empleados se asomaran a sus datos y participaran en el día a día de los procesos, pero hoy en día eso ya no es suficiente, hay que dar un paso más y acompañar al empleado allá donde esté. Desde Recursos Humanos no se puede pretender dar servicio sólo cuando el empleado esté delante de un ordenador y pueda conectarse.

Como todos sabemos y experimentamos, la tecnología continúa su evolución implacable, y con ella las personas modificamos nuestros hábitos y nuestra manera de relacionarnos y de trabajar. En estos momentos los dispositivos móviles (smartphones y tablets) representan nuestro medio de conexión a internet más habitual. Los llevamos con nosotros todo el día. Los utilizamos en cualquier lugar. Nos permiten comunicarnos a través de cualquier medio actual: correo electrónico, redes sociales, mensajería. Si Recursos Humanos quiere comunicarse con los empleados, este es el medio más adecuado en la actualidad.

portal del empleado se convierte en portal mobile

Por ello, en equilibrha estamos convencidos que el Portal del Empleado da paso ya al Portal Mobile. Inicialmente no lo sustituye, lo complementa. Si, por poner un ejemplo, un empleado está realizando un trámite en un organismo oficial y necesita un certificado o documento que le debe facilitar Recursos Humanos sobre la marcha, el tradicional Portal del Empleado no sirve. Sin embargo, con un Portal Mobile Recursos Humanos podrá facilitar el documento al empleado a través de la app, y éste a su vez podrá reenviarlo al organismo pertinente. O si sale del médico, qué mejor manera de comunicar la baja por IT que informar la ausencia mediante la app Portal Mobile y enviar incluso una foto del parte de baja a Recursos Humanos para que la tramite directamente en el sistema.

Con un Portal Mobile las noticias de la empresa no deben ser buscadas por el empleado, sino que Recursos Humanos puede enviarlas y acompañarlas de notificaciones y documentos.

Ahora que no paramos de escuchar todos los días acerca del concepto de transformación digital, Portal Mobile puede ser un gran facilitador para el área de Recursos Humanos, pero Portal Mobile es más que una herramienta tecnológica. Para las empresas, va a suponer un cambio radical en el modo de comunicación con sus empleados a través de la Dirección de Recursos Humanos y una gran oportunidad de rhevolucionar sus procesos.

portal movil equilibrha y la transformacion digital

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