Como ya es sabido, la externalización es un modelo de gestión que permite a las organizaciones la estandarización y simplificación de sus procesos y consecuentemente la reducción de los costes asociados a los mismos.

En el caso de los Sistemas de Nómina, hasta hace poco tiempo las empresas han optado en muchos casos por disponer de su propio sistema internamente. De este modo, adquirían las licencias de un producto de software especializado, montaban la infraestructura de hardware y software precisa (servidores, bases de datos, etc.), implantaban el producto y mantenían en el tiempo el sistema abordando los diferentes cambios legislativos, tecnológicos y evolutivos. Este modelo permite personalización y control, generalmente en proporción directa a los costes en que se incurren para implantarlo y mantenerlo.
La externalización en este modelo se reducía a un enfoque puramente del área de TI (hosting de la infraestructura tecnológica) o a contratar a un proveedor de nóminas que operaba con su propio sistema y sus propios técnicos. En este último caso, para la empresa cliente este sistema era una caja negra a la que no tenía acceso ni con la que podía interactuar, situación que generaba frecuentemente sensación de falta de autonomía y dependencia del proveedor.

Con la irrupción del modelo Cloud se han abierto nuevas posibilidades de externalización, tanto de la infraestructura TI, como del propio sistema y del personal que lo opera.

Una plataforma cloud de nómina permite obtener beneficios como:

  • Eliminar los costes en infraestructura tecnológica.
  • Minimizar los riesgos tecnológicos y de gestión, ya que el sistema es alojado en un servicio con máxima disponibilidad, y además todas las actualizaciones tecnológicas y legales son realizadas por el proveedor de la plataforma.
  • Garantizar un nivel máximo de seguridad en los datos.
  • Optimizar los procesos de gestión, ya que la plataforma cloud plantea funcionalidades basadas en las best practices de mercado.
  • Mejora continua, ya que cada empresa cliente se beneficiará de la evolución funcional continua de la plataforma. El proveedor proporciona de manera constante nueva funcionalidad.

externalizacion del proceso de externalización de nómina con equilibrha
Los modelos de servicio que nos podemos encontrar cuando nos planteamos la externalización con un enfoque cloud son los siguientes:

SaaS (Software como servicio).
El personal de Recursos Humanos se conecta a través de un navegador web a la plataforma cloud, de modo similar a que se dispusiese del sistema internamente, pero sin los costes de infraestructura tecnológica ni los costes de mantenimiento tecnológico y legal.

En este sentido, gestiona directamente los movimientos de personal, introduce las incidencias o variables de nómina, lleva la relación con los distintos organismos oficiales, ejecuta el cálculo proceso de nómina y obtiene los informes de gestión necesarios.

De este modo, habremos externalizado la infraestructura y el producto de nómina.

BPO.

Las empresas trasladan todo el proceso a un proveedor externo que opera sobre la plataforma cloud de acuerdo a las indicaciones y requisitos que se les formule.
Aun cuando quien opera con el sistema es el personal técnico del proveedor, el personal de Recursos Humanos de la empresa puede acceder a la plataforma cloud en modo consulta para obtener cualquier información del sistema sin depender del proveedor del servicio. Así mismo, puede monitorizar el estado en el que se encuentran las distintas gestiones o trámites encomendados.

Modelos mixtos.

De todos modos, estos dos modelos no son ofertas rígidas de servicio. En función de la flexibilidad del proveedor de servicio, nos podemos encontrar con modelos mixtos o híbridos entre los dos indicados anteriormente. Así, podemos encontrarnos con empresas que deciden externalizar sólo el cálculo y comprobación de la nómina, de manera que su personal de Recursos Humanos continúe introduciendo los movimientos de personal y las incidencias de nómina. O puede trasladar también al proveedor la relación con los organismos oficiales (Seguridad Social, Hacienda,…).
Existen muchas posibilidades a valorar entre el modelo SaaS y el modelo BPO cuando se inicia un proceso de externalización de nómina. Cada empresa ha de encontrar la combinación perfecta para dar respuesta a sus necesidades, y para ello es indispensable contar con un proveedor que ofrezca la flexibilidad necesaria y una plataforma cloud de nómina que permita abordar adecuadamente los procesos tal como se definan.

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