Hasta hace poco tiempo, las empresas optaban por disponer de su propio sistema de nómina internamente. De este modo, adquirían las licencias de un producto de software especializado, montaban la infraestructura de hardware y software precisa (servidores, bases de datos, etc.), implantaban el producto en sus instalaciones y mantenían en el tiempo el sistema abordando los diferentes cambios legislativos, tecnológicos y evolutivos. Este modelo permitía a las empresas desarrollar el nivel de personalización deseado y el control sobre toda la gestión del proceso de nómina. Obviamente, el grado al que se quisiera llegar en personalización y control iba en proporción directa a los costes en que se había de incurrir para implantarlo y mantenerlo.

En aquellas ocasiones en que se planteaba la externalización del sistema, las empresas optaban mayoritariamente por dos opciones:

  • En el caso del área de TI se trataba de externalizar la gestión de la infraestructura tecnológica y en ocasiones los servicios de mantenimiento ligados al producto de software.
  • La contratación de un proveedor de nóminas que operaba con su propio sistema y con su propio personal (usuarios funcionales y técnicos de producto). A menudo, para las empresas clientes este sistema era una caja negra a la que no tenía acceso ni con la que podía interactuar, situación que generaba frecuentemente sensación de falta de autonomía y dependencia del proveedor.

Todo esto está cambiando en los últimos tiempos con la aparición del modelo cloud. Los proveedores de software de nómina proporcionan sus productos con toda la infraestructura tecnológica necesaria para que las empresas se conecten y gestionen sus nóminas en la nube. Las plataformas cloud disponen de una gran funcionalidad que permite la estandarización de los procesos y una incorporación rápida de empresas clientes a sus sistemas.

De este modo, el concepto ha evolucionado: ya no se trata de tener un producto de nómina, sino de contratar un servicio con el que gestionar los procesos de administración de personal y nómina. Llegados a este punto, la forma de gestionar la personalización y la toma de decisiones sobre los procesos varía. Por eso, una vez externalizada la tecnología, el reto está en definir el servicio que se precisa y adaptar los procesos internos para obtener el máximo beneficio del nuevo sistema.

Miguel Ángel Cervera, Socio de equilibrha.

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