Cada año va incrementándose el número de empresas que deciden externalizar sus procesos de Administración de Personal y Gestión de Nómina.

Estas organizaciones están optando por diferentes modelos y niveles de servicio que pueden variar desde un modelo SaaS (Software as a Service) hasta un modelo BPO (Business Process Outsourcing).

Sin embargo, este cambio no es sencillo, y antes de abordarlo conviene prestar especial atención a siete aspectos clave:

1. Experiencia en proyectos de implantación.

Cualquier proceso de externalización cuenta con la implantación del sistema de nómina en la plataforma del outsourcer como primer paso. Es cierto que este proyecto es más reducido en tiempo y complejidad que lo que pueda ser en modo licencia (in house), pero es la primera piedra sobre la que sustentar el futuro servicio y conviene no ignorar su relevancia.

El equipo de profesionales de equilibrha cuenta con dilatada experiencia en este tipo de proyectos y conocemos por ello la importancia del éxito de esta primera fase.

2. Relación con el outsourcer o prestador del servicio.

Lo ideal sería considerar un único equipo de trabajo en el que la fluidez en las comunicaciones, la confianza mutua y la corresponsabilidad en la globalidad del servicio sean las características principales, sin obviar, lógicamente, las posiciones de cliente y proveedor de cada organización.

Un cliente de equilibrha acuñó hace unos años un concepto muy importante para nosotros cuando nos manifestó que lo que más valoraba de nuestros servicios era que nos habíamos convertido en una extensión de su departamento. Ese es nuestro objetivo.

3. Tecnología.

Conocer sobre qué producto se gestionarán los procesos de administración de personal y nómina, y el proveedor del software son indicadores básicos para conocer la capacidad de evolución tecnológica, de adaptación a nuevas normativas legales y de respuesta a nuevos retos del servicio que se contrata.

En equilibrha trabajamos sobre la plataforma cloud de Meta4, proveedor líder a nivel mundial en soluciones tecnológicas para la gestión de nómina y capital humano.

4. Especialización.

Conocer las capacidades y nivel de especialización del proveedor del servicio es otro punto esencial. Relaciones laborales, administración y gestión de nóminas y tecnología aplicada al ámbito de recursos humanos son algunos de los conocimientos clave que han de ofrecer.

En nuestros diez años de existencia muchos son los clientes que han confiado en equilibrha, organizaciones de todo tipo de tamaños y sectores de actividad que valoran nuestros conocimientos y experiencia en el área de Administración de Personal y Nómina.

5. Flexibilidad en el modelo de servicio.

¿Todos los proyectos de externalización son iguales? ¿Es posible externalizar sólo la gestión de la nómina y gestionar internamente el resto de procesos? ¿La relación y comunicación con organismos oficiales puede ser externalizada? ¿Puede ser gestionada internamente? ¿Se puede evolucionar de un modelo SaaS a un modelo BPO? ¿Y al revés? Estas preguntas son un buen ejemplo de cómo medir la flexibilidad del proveedor del servicio.

En equilibrha apostamos por la adaptabilidad y personalización de los niveles de servicio. Entre un modelo SaaS, en el que sólo se provee de soporte en el uso de la plataforma, y un modelo BPO, en el que el cliente ha externalizado todo el proceso, existen muchas variedades de servicio. Entre el blanco y el negro existen muchas gamas de grises.

6. Definición de lo procesos.

Externalizar no significa sacar tareas y sistemas de la organización y despreocuparse de ello. Los procesos que se gestionan siguen ahí, sólo que ahora cambian los actores, los tiempos y los niveles de responsabilidad sobre las distintas tareas.

Un aspecto crucial en nuestros proyectos de transición es precisamente la definición de los procesos de trabajo. Su implantación es tan importante como la preparación técnica del sistema.

7. No a las cajas negras.

Hay que asegurarse del acceso al sistema en cualquier momento y desde cualquier lugar. Los datos son propiedad de la empresa cliente. Aunque en un modo SaaS parece obvio, existen numerosos casos de empresas cliente en modelo BPO que se encuentran ante una auténtica caja negra y desconocen el estado en que se encuentran los distintos trámites encomendados, o simplemente, no pueden acceder a informes y datos sobre sus empleados.

Una completa plataforma cloud como Meta4 soluciona precisamente esta situación. Nuestros clientes se conectan al sistema cuando lo requieren y obtienen la información que necesitan sin depender para ello de nosotros. Aunque no lo gestionen directamente tienen total visibilidad de todos los procesos y del estado de los mismos.

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